O fluxo do Jobmand

Visão geral

O Jobmand guarda um registro para cada coisa que acontece em um serviço, e cada registro aponta para o anterior:

• Um Lead é alguém para quem você talvez trabalhe. Quando fecha, você converte o lead em Cliente e, se quiser, em uma oportunidade (um projeto no Funil de vendas).
• Um Orçamento precifica o serviço para esse cliente. Quando ele assina, o orçamento vira uma Fatura.
• Um Contrato formaliza o acordo. O Jobmand cobra o contrato automaticamente com uma fatura, e as duas partes assinam on-line.
• Um Projeto é o serviço em si. Tudo o que é operacional pendura nele: tarefas, arquivos, a lista de pendências, as ordens de mudança e o portal do cliente.
• Os funcionários batem ponto nas tarefas. As horas aprovadas viram pagamentos de funcionário, e as mesmas horas aparecem como custo de mão de obra no projeto.
• Dinheiro que entra são faturas e pagamentos; dinheiro que sai são pagamentos de funcionário e despesas.

Este guia é para administradores que configuram a empresa e querem entender qual tela leva a qual. Cada etapa aponta para o guia do módulo que trata da tela em detalhe.

O quadro completo

Leia de cima para baixo. A coluna azul é o caminho principal de um serviço. Setas cheias são cliques de uma pessoa; setas tracejadas são o que o Jobmand faz sozinho quando esse clique acontece.

• Seta cheia: algo que você clica
• Seta tracejada: o Jobmand faz sozinho
• Caminho principal de um serviço
• Dinheiro (entra do cliente, sai para os funcionários)
• Ordens de mudança
• Opcional, ou criado por outra etapa

Dois saltos são manuais de propósito: um orçamento aceito não cria contrato, e um contrato não cria projeto. Você cria cada um e escolhe o cliente (e o projeto) no formulário. Todo o resto das setas tracejadas acontece sem você.

Onde encontrar

As etapas ficam em quatro grupos da barra lateral. Na ordem em que um serviço passa por eles:

CRM                       (plano Plus)
├── Leads                 ← etapa 1
├── Funil                 ← oportunidades
└── Acompanhamentos

Operação
├── Clientes              ← etapa 2
├── Funcionários          ← valor da hora
├── Projetos              ← etapa 5
├── Contratos             ← etapa 4
├── Ordens de mudança
├── Cronograma / Agendador / Rotas e destinos

Financeiro
├── Orçamentos            ← etapa 3
├── Faturas
├── Todos os Pagos        ← dinheiro que entra e que sai
├── Pagamento de horas    ← etapa 8
└── QR codes do canteiro  (quando o ponto por QR está ligado)

Área de trabalho
├── Tarefas               ← etapa 6
└── Folhas de Ponto       ← etapa 7

Só administradores veem os grupos Operação, Financeiro e CRM. Funcionários veem o grupo Área de trabalho e fazem as etapas 6 e 7 quase sempre pelo aplicativo. Veja Perfis e Planos.

1. Lead — alguém para quem você talvez trabalhe

As telas do CRM ainda estão em inglês. Os botões citados aqui aparecem como na tela, com o significado entre parênteses.

CRM → Leads. Um lead é um prospecto: nome, telefone, de onde veio e quanto pode valer. Ainda não é cliente, então nada mais no Jobmand consegue apontar para ele.

Trabalhe o lead pelos status: New (novo) → Contacted (contatado) → Qualified (qualificado), ou Disqualified (desqualificado) se não der em nada. Registre ligações, e-mails e visitas como Acompanhamentos, para que o histórico viaje junto com o negócio.

Para seguir em frente: clique em Convert (converter). A janela pergunta duas coisas:

• Create new customer (criar novo cliente, marcado por padrão) — um Cliente é criado com o nome, e-mail e telefone do lead. Desmarque para vincular o lead a um cliente que você já tem.
• Also create opportunity / project (também criar oportunidade / projeto) — um Projeto também é criado, na etapa Qualification (qualificação) do Funil, com o valor estimado como orçamento e a data prevista de fechamento.

O que o Jobmand faz por você: o lead passa a Converted (convertido) e fica somente leitura; os arquivos anexados ao lead vão para a aba Arquivos do novo projeto; a data e o usuário da conversão ficam registrados.

Detalhes: Leads e Converter um lead no guia do CRM.

Você não precisa de um lead para começar. Cliente que chega na porta ou volta a contratar pode começar na etapa 2, em Clientes → Adicionar Cliente. O CRM é para prospectos que você ainda está perseguindo.

2. Cliente — o registro em que tudo pendura

Operação → Clientes. Todo orçamento, contrato, projeto e fatura nomeia um cliente. Acerte aqui o nome, o e-mail de cobrança e o endereço, porque os documentos que você envia depois copiam esses dados.

Para seguir em frente: nada de especial. Daqui em diante você mesmo cria os próximos registros e escolhe este cliente em cada formulário: Novo Orçamento, novo contrato ou Criar Projeto.

O registro do cliente também é onde você liga o Portal (aba Portal: Enable Access — liberar acesso — ou Generate Portal Link — gerar link do portal). Pode fazer isso a qualquer momento; veja Portal do cliente abaixo.

Detalhes: Clientes e Acesso ao portal.

Oportunidade e Funil

Se você marcou "also create opportunity" ao converter o lead, o quadro CRM → Funil mostra a oportunidade como um cartão. Oportunidade não é um registro à parte: ela é o Projeto, visto pelo lado das vendas. Arraste o cartão por Qualification → Needs analysis → Proposal → Negotiation → Closed won / Closed lost (qualificação → levantamento → proposta → negociação → ganho / perdido). Quando uma cotação do CRM nessa oportunidade é aceita, o Jobmand a move para Closed won por você.

Como já é um projeto, ao ganhar você continua direto na etapa 5 com o mesmo registro. Detalhes: Funil e Etapas.

3. Orçamento — precificar o serviço

Financeiro → Orçamentos. Um orçamento é uma lista precificada de produtos e serviços para um cliente (e, se quiser, um projeto). O status diz em que pé está a venda: Rascunho → Enviado → Aceito.

1. Novo Orçamento — escolha o cliente, adicione linhas de Produtos e serviços, defina o imposto.
2. Enviar para o Cliente — o Jobmand envia por e-mail um link de assinatura. Quando o cliente assina on-line, o orçamento vira Aceito e você recebe o PDF assinado.
3. Converter para Fatura — o orçamento aceito se torna uma fatura (mesmas linhas, mesmo cliente, status Rascunho). Ele some de Orçamentos e aparece em Faturas.

Para seguir em frente: um orçamento aceito não cria contrato nem projeto. Se o serviço precisa de contrato, vá para a etapa 4 e crie-o à mão; se não precisa, converta o orçamento em fatura e crie o projeto na etapa 5.

Detalhes: Orçamentos, Enviar para assinatura, Status. Serviços de marcenaria podem ser precificados no Estimador.

Orçamento, contrato ou os dois? Serviços pequenos: orçamento → fatura, sem contrato. Serviços maiores: orçamento para ganhar o trabalho e depois um contrato com as condições e o cronograma de pagamentos. Também dá para pular o orçamento e ir direto para o contrato.

4. Contrato — formalizar

Operação → Contratos. Um contrato nomeia um cliente, um valor, datas de início e fim e, opcionalmente, o projeto a que pertence. O texto vem de um modelo de contrato, que você pode editar antes de enviar.

1. Novo contrato — cliente, projeto opcional (escolher um projeto preenche o cliente), valor, datas, modelo. O número do contrato é gerado automaticamente.
2. Enviar para assinatura (painel Documento e assinatura) — o cliente recebe um link de assinatura; o contrato vai de Rascunho para Aguardando aprovação.
3. Contra-assinar — depois que o cliente assinou, você assina em nome da empresa. Com as duas assinaturas o contrato está assinado por ambas as partes e o Jobmand o coloca em Ativo sozinho (desde que a data de término ainda esteja no futuro).

O que o Jobmand faz por você:

• Criar o contrato cria uma fatura em rascunho com o valor total, com vencimento na data de início. Contratos só são pagos por meio de faturas, então é assim que o lado financeiro começa.
• Mudar o valor reprecifica essa fatura. Renovar estende a data de término e cobra o novo período com uma segunda fatura.
• Cancelar ou encerrar um contrato desativa qualquer link de assinatura aberto. Editar um documento assinado anula as assinaturas, então use uma ordem de mudança para aditivos.

Para seguir em frente: o contrato não cria o projeto. Ou você escolhe um projeto existente no formulário do contrato, ou cria o projeto na etapa 5 e vincula o contrato depois pela aba Contratos do projeto.

Detalhes: Contratos, Enviar para assinatura, Contra-assinar, Faturas e pagamentos de um contrato, Renovação automática.

5. Projeto — o serviço em si

Operação → Projetos. O projeto é o centro operacional. Ele existe porque você clicou em Criar Projeto ou porque a conversão do lead o criou como oportunidade.

No formulário: cliente, nome, tipo (por hora ou orçamento fechado), orçamento, datas de início e fim e a equipe que você Atribui. Depois de criado, a página de detalhe tem as abas que o restante deste guia percorre:

Para seguir em frente: adicione tarefas. Detalhes: Criar um projeto, O detalhe do projeto, Aba Contratos, Financeiro.

6. Tarefas — dividir o serviço

Projeto → aba Tarefas, ou Área de trabalho → Tarefas para todos os projetos de uma vez. Uma tarefa sempre pertence a um projeto. Dê a ela um responsável, datas, instruções e fotos, e os materiais necessários. Os funcionários veem suas tarefas no aplicativo.

Status: Pendente → Em andamento → Concluída. As tarefas também são o que o Cronograma e o Agendador desenham.

Para seguir em frente: a equipe bate ponto na tarefa. Detalhes: Aba Tarefas, Tarefas, Criar uma tarefa.

Funcionários e valor da hora

Operação → Funcionários. Quem vai bater ponto precisa de um cadastro de funcionário com Valor da Hora. Esse único número comanda duas coisas depois: o que o Pagamento de horas paga a ele, e o que o projeto conta como custo de mão de obra. Deixado em zero, as horas dessa pessoa não custam nada em lugar nenhum do Jobmand. Atribua o funcionário ao projeto para que ele apareça no aplicativo.

Detalhes: Funcionários e Campos de pagamento.

7. Ponto e folhas de ponto — horas no serviço

Os funcionários começam um turno de duas formas:

• Bater Entrada (tela Ponto do aplicativo ou Área de trabalho → Folhas de Ponto) — escolha o projeto e a tarefa e depois Bater Saída ao terminar.
• Escanear o QR code do canteiro impresso na aba QR do projeto. Um escaneamento bate a entrada, o seguinte bate a saída. O Jobmand lança essas horas em uma tarefa chamada "Jobsite work" (trabalho no canteiro) que ele mesmo cria no projeto, e usa a localização do primeiro escaneamento para aprender onde fica a obra.

Cada turno vira uma linha de folha de ponto em Pendente. Um administrador revisa (foto, localização, distância até a obra, a marcação "saída manual depois de entrada por QR") e Aprova ou Rejeita, uma a uma ou em lote.

O que o Jobmand faz por você: a aprovação é o que torna as horas reais. Só horas aprovadas contam para os ganhos do funcionário, aparecem como custo de mão de obra no projeto e podem ser pagas.

Detalhes: Bater ponto, QR codes do canteiro, Folhas de ponto, Aprovar horas.

8. Pagamento do funcionário — pagar as horas

Financeiro → Pagamento de horas. A grade lista toda folha de ponto aprovada e ainda não paga, e nada mais.

1. Filtre o período de pagamento.
2. Selecione as linhas a incluir (um funcionário ou a equipe toda).
3. Clique em Generate Selected Payment (gerar pagamento dos selecionados).

O que o Jobmand faz por você: um pagamento por funcionário, somando as horas selecionadas × o valor da hora. Essas folhas de ponto passam a Paga. O pagamento é registrado como dinheiro que sai em Financeiro → Todos os Pagos, ao lado dos outros pagamentos de saída (despesas, aluguel, terceirizados). Em Minhas horas no aplicativo, o funcionário vê Total ganho, Pago e A receber se atualizarem.

O Jobmand se recusa a gerar pagamento para um funcionário com valor da hora zero, então corrija o valor em Funcionários antes.

Detalhes: Pagar horas aprovadas e Pagamentos.

Em volta do projeto

As etapas acima são o caminho principal. Estes ramos penduram nele e podem acontecer a qualquer momento depois que o projeto existe.

Ordens de mudança — o cliente pede mais (ou menos)

Operação → Ordens de mudança, ou a ação Change Orders na linha de um projeto. Uma ordem de mudança pertence a um projeto e, normalmente, ao contrato dele. Ela carrega um impacto de custo, um impacto no prazo (dias adicionados, nova data de conclusão) e as tarefas afetadas.

Status: Rascunho → Enviada → Em análise → Aguardando preço → Aprovada → Concluída, ou Rejeitada de volta a Rascunho. O cliente pode aprovar pelo portal, se você permitir.

O que o Jobmand faz por você ao aprovar:

• o valor do contrato sobe pelo valor aprovado;
• uma nova fatura é criada com esse valor (só quando é positivo: reduções não geram cobrança);
• o orçamento do projeto sobe pelo mesmo valor, e a data de término do projeto passa a ser a nova data de conclusão, se você informou uma;
• a equipe é avisada no celular.

Detalhes: Ordens de mudança, Fluxo de status, O que a aprovação muda, Aprovação pelo cliente.

Faturas e pagamentos — dinheiro que entra

Financeiro → Faturas. Uma fatura chega à lista de quatro formas: um orçamento que você converteu, um contrato que você criou (ou renovou), uma ordem de mudança aprovada, ou Nova fatura à mão. Faturas nascidas de contrato trazem o selo "Fatura de contrato" e também aparecem no painel Faturas e pagamentos do contrato.

Enviar para o Cliente manda por e-mail. Depois o status segue o dinheiro e você nunca o define à mão: Rascunho → Enviada → Parcial → Paga. Use Record Payment (registrar pagamento) para cada valor recebido (ou marque o saldo inteiro como pago). Todo pagamento cai em Financeiro → Todos os Pagos como dinheiro que entra, a mesma lista em que os pagamentos de funcionário aparecem como dinheiro que sai.

Detalhes: Faturas, Registrar um pagamento, Pagamentos parciais, Pagamentos.

Lista de pendências — fechar as pontas soltas

Projeto → aba Lista de pendências. Uma lista rápida de itens pequenos ("retocar a pintura do corredor") com responsável e prazo. Atribuir um item envia uma notificação push a esse funcionário; marcar a caixa registra quem fechou e quando. É separada das tarefas de propósito: nada aqui recebe ponto.

Detalhes: Aba Lista de pendências.

Arquivos — uma cópia, todas as etapas

Arquivos anexados ao lead vão para o projeto quando o lead é convertido. Daí em diante a aba Arquivos do projeto guarda desenhos, alvarás e fotos; contratos e ordens de mudança podem anexar seus próprios documentos, e o cliente pode enviar pelo portal. Marque Compartilhado com o cliente em um arquivo para torná-lo visível lá.

Detalhes: Aba Arquivos, Arquivos no portal.

Portal do cliente — a janela do cliente

Ligado por cliente (etapa 2) e ajustado por projeto (aba Portal). O cliente entra pela web ou pelo aplicativo do cliente e vê, conforme o que você liberar: a visão geral e o cronograma do projeto, arquivos e fotos compartilhados, notas, financeiro, ordens de mudança que ele pode aprovar e contratos que ele pode assinar. As aprovações e assinaturas dele disparam exatamente os mesmos efeitos automáticos descritos acima.

Detalhes: Compartilhar um projeto, Ordens de mudança no portal, Contratos no portal.

Agendamento — quando e onde

Operação → Cronograma desenha projetos e tarefas por data; o Agendador planeja as pessoas por dia; Rotas e destinos manda uma equipe a várias paradas em uma só viagem. Nenhum deles cria registros próprios: eles organizam os projetos, as tarefas e os funcionários que você já tem.

Detalhes: Cronograma, Agendador, Rotas.

Fluxos comuns

Dúvidas e problemas

Preciso começar por um lead?

Não. O CRM é para prospectos. Para clientes conhecidos comece direto em Clientes, Orçamentos ou Projetos.

Orçamento, contrato ou os dois?

O orçamento precifica o serviço e vira a fatura. O contrato define condições, datas e assinaturas e é cobrado por conta própria. Serviços pequenos: só orçamento. Serviços maiores: normalmente os dois. Se usar os dois, não converta também o orçamento em fatura, ou vai cobrar o serviço duas vezes.

Por que apareceu uma fatura que eu não criei?

Criar ou renovar um contrato, ou aprovar uma ordem de mudança com valor positivo, cria uma automaticamente. Ela traz o selo "Fatura de contrato" e aparece no painel Faturas e pagamentos do contrato.

Contrato primeiro ou projeto primeiro?

Tanto faz. Um contrato pode nomear um projeto ao ser criado, ou você cria o projeto depois e vincula o contrato pela aba Contratos do projeto. Nenhum dos dois cria o outro.

Onde aparece o pagamento do funcionário?

O Pagamento de horas cria um pagamento de saída por funcionário em Financeiro → Todos os Pagos, e as folhas de ponto pagas aparecem como Paga em Folhas de Ponto. O funcionário vê em Minhas horas no aplicativo. Nada vai para o cliente.

As horas não aparecem como custo no projeto

Ou a folha de ponto ainda está Pendente (só horas aprovadas contam) ou o valor da hora do funcionário é zero. Corrija o valor em Funcionários; o custo se atualiza.

O cliente pode aprovar uma ordem de mudança ou assinar um contrato sozinho?

Pode, pelo portal do cliente, se você liberou o acesso ao portal e permitiu a aprovação pelo cliente na ordem de mudança. A aprovação dele tem os mesmos efeitos que a sua.

Para onde foram os arquivos do meu lead?

Se a conversão criou um projeto, eles foram para a aba Arquivos desse projeto. Continuam listados no lead convertido: uma cópia, dois lugares.

Precisa de ajuda?

Para treinamento, acesso ou pedidos de novas funcionalidades, fale com o administrador do Jobmand na sua empresa. Para relatar um problema, informe o nome da tela, o que você clicou, o que esperava que acontecesse e o que aconteceu — com uma captura de tela, se possível.