El flujo de trabajo de Jobmand

Resumen rápido

Jobmand guarda un registro por cada cosa que ocurre en un trabajo, y cada registro apunta al anterior:

• Un Prospecto es alguien para quien quizá trabaje. Cuando lo gana, convierte el prospecto en Cliente y, si quiere, en una oportunidad (un proyecto en el Embudo de ventas).
• Un Presupuesto pone precio al trabajo para ese cliente. Cuando el cliente lo firma, se convierte en Factura.
• Un Contrato formaliza el acuerdo. Jobmand lo factura automáticamente y ambas partes lo firman en línea.
• Un Proyecto es el trabajo en sí. Todo lo operativo cuelga de él: tareas, archivos, la lista de pendientes, las órdenes de cambio y el portal del cliente.
• Los empleados fichan en las tareas. Las horas aprobadas se convierten en pagos al empleado, y esas mismas horas aparecen como costo de mano de obra en el proyecto.
• El dinero que entra son facturas y pagos; el dinero que sale son pagos a empleados y gastos.

Esta guía es para administradores que configuran la empresa y quieren entender qué pantalla lleva a cuál. Cada etapa enlaza a la guía del módulo que trata la pantalla en detalle; esas guías todavía están solo en inglés y portugués.

El panorama completo

Léalo de arriba abajo. La columna azul es el camino principal de un trabajo. Las flechas continuas son clics de una persona; las flechas discontinuas son lo que Jobmand hace por sí solo cuando ocurre ese clic.

• Flecha continua: algo en lo que usted hace clic
• Flecha discontinua: Jobmand lo hace solo
• Camino principal de un trabajo
• Dinero (entra del cliente, sale hacia los empleados)
• Órdenes de cambio
• Opcional, o creado por otra etapa

Dos saltos son manuales a propósito: un presupuesto aceptado no crea un contrato, y un contrato no crea un proyecto. Usted crea cada uno y elige el cliente (y el proyecto) en el formulario. Todo lo demás en las flechas discontinuas ocurre sin usted.

Dónde encontrarlo

Las etapas viven en cuatro grupos de la barra lateral. En el orden en que un trabajo pasa por ellos:

CRM                       (plan Plus)
├── Prospectos            ← etapa 1
├── Embudo                ← oportunidades
└── Seguimientos

Operaciones
├── Clientes              ← etapa 2
├── Empleados             ← tarifas por hora
├── Proyectos             ← etapa 5
├── Contratos             ← etapa 4
├── Órdenes de cambio
├── Cronograma / Agenda / Rutas y destinos

Finanzas
├── Presupuestos          ← etapa 3
├── Facturas
├── Todos los Pagos       ← dinero que entra y que sale
├── Pago de horas         ← etapa 8
└── Códigos QR de obra    (cuando el fichaje por QR está activo)

Espacio de trabajo
├── Tareas                ← etapa 6
└── Hojas de Tiempo       ← etapa 7

Solo los administradores ven los grupos Operaciones, Finanzas y CRM. Los empleados ven el grupo Espacio de trabajo y hacen las etapas 6 y 7 casi siempre desde la app móvil. Vea Roles y Planes.

1. Prospecto — alguien para quien quizá trabaje

Las pantallas del CRM todavía están en inglés. Los botones citados aquí aparecen tal como en pantalla, con su significado entre paréntesis.

CRM → Prospectos. Un prospecto es un posible cliente: nombre, teléfono, de dónde vino y cuánto podría valer. Todavía no es cliente, así que nada más en Jobmand puede apuntar a él.

Trabaje el prospecto por sus estados: New (nuevo) → Contacted (contactado) → Qualified (calificado), o Disqualified (descartado) si no prospera. Registre llamadas, correos y visitas como Seguimientos para que el historial viaje con la venta.

Para avanzar: haga clic en Convert (convertir). El cuadro pregunta dos cosas:

• Create new customer (crear nuevo cliente, marcado por defecto) — se crea un Cliente con el nombre, el correo y el teléfono del prospecto. Desmárquelo para vincular el prospecto a un cliente que ya tiene.
• Also create opportunity / project (también crear oportunidad / proyecto) — se crea además un Proyecto, en la etapa Qualification (calificación) del Embudo, con el valor estimado como presupuesto y la fecha prevista de cierre.

Lo que Jobmand hace por usted: el prospecto pasa a Converted (convertido) y queda de solo lectura; los archivos adjuntos al prospecto pasan a la pestaña Archivos del nuevo proyecto; quedan registrados la fecha y el usuario de la conversión.

Detalles: Leads y Convertir un prospecto en la guía del CRM.

No necesita un prospecto para empezar. Un cliente que llega directamente o que repite puede empezar en la etapa 2, en Clientes → Agregar Cliente. El CRM es para los prospectos que todavía está persiguiendo.

2. Cliente — el registro del que cuelga todo

Operaciones → Clientes. Todo presupuesto, contrato, proyecto y factura nombra a un cliente. Deje bien aquí el nombre, el correo de facturación y la dirección, porque los documentos que envíe después los copian.

Para avanzar: nada especial. A partir de ahora usted crea los siguientes registros y elige este cliente en cada formulario: Nuevo Presupuesto, nuevo contrato o Crear Proyecto.

La ficha del cliente es también donde activa el Portal (pestaña Portal: Enable Access —habilitar acceso— o Generate Portal Link —generar enlace del portal—). Puede hacerlo en cualquier momento; vea Portal del cliente más abajo.

Detalles: Clientes y Acceso al portal.

Oportunidad y Embudo

Si marcó "also create opportunity" al convertir el prospecto, el tablero CRM → Embudo muestra la oportunidad como una tarjeta. Una oportunidad no es un registro aparte: es el Proyecto, visto desde el lado de ventas. Arrástrela por Qualification → Needs analysis → Proposal → Negotiation → Closed won / Closed lost (calificación → análisis → propuesta → negociación → ganada / perdida). Cuando se acepta una cotización del CRM sobre ella, Jobmand la mueve a Closed won por usted.

Como ya es un proyecto, al ganarla continúa directamente en la etapa 5 con el mismo registro. Detalles: Pipeline y Etapas.

3. Presupuesto — poner precio al trabajo

Finanzas → Presupuestos. Un presupuesto es una lista con precios de productos y servicios para un cliente (y, si quiere, un proyecto). Su estado dice en qué punto está la venta: Borrador → Enviado → Aceptado.

1. Nuevo Presupuesto — elija el cliente, agregue líneas desde Productos y servicios, defina el impuesto.
2. Enviar al Cliente — Jobmand envía por correo un enlace de firma. Cuando el cliente firma en línea, el presupuesto pasa a Aceptado y usted recibe el PDF firmado.
3. Convertir a Factura — el presupuesto aceptado se convierte en una factura (mismas líneas, mismo cliente, estado Borrador). Desaparece de Presupuestos y aparece en Facturas.

Para avanzar: un presupuesto aceptado no crea un contrato ni un proyecto. Si el trabajo necesita contrato, vaya a la etapa 4 y créelo a mano; si no, convierta el presupuesto en factura y cree el proyecto en la etapa 5.

Detalles: Presupuestos, Enviar para firma, Estados. Los trabajos de carpintería pueden cotizarse con el Estimador.

¿Presupuesto, contrato o ambos? Trabajos pequeños: presupuesto → factura, sin contrato. Trabajos grandes: presupuesto para ganar el trabajo y luego un contrato con las condiciones y el calendario de pagos. También puede saltarse el presupuesto e ir directo al contrato.

4. Contrato — formalizarlo

Operaciones → Contratos. Un contrato nombra un cliente, un importe, fechas de inicio y fin y, opcionalmente, el proyecto al que pertenece. Su texto sale de una plantilla de contrato, que puede editar antes de enviar.

1. Nuevo contrato — cliente, proyecto opcional (elegir un proyecto rellena el cliente), importe, fechas, plantilla. El número de contrato se asigna solo.
2. Enviar para firma (panel Documento y firma) — el cliente recibe un enlace de firma; el contrato pasa de Borrador a Pendiente de aprobación.
3. Contrafirmar — cuando el cliente ha firmado, usted firma en nombre de la empresa. Con ambas firmas el contrato queda firmado por ambas partes y Jobmand lo pone en Activo por sí solo (mientras su fecha de fin siga en el futuro).

Lo que Jobmand hace por usted:

• Crear el contrato crea una factura en borrador por el importe total, con vencimiento en la fecha de inicio. Los contratos solo se cobran a través de facturas, así que así arranca la parte del dinero.
• Cambiar el importe vuelve a valorar esa factura. Renovar extiende la fecha de fin y factura el nuevo periodo con una segunda factura.
• Cancelar o terminar un contrato desactiva cualquier enlace de firma abierto. Editar un documento firmado anula las firmas, así que use una orden de cambio para las modificaciones.

Para avanzar: el contrato no crea el proyecto. O bien elige un proyecto existente en el formulario del contrato, o crea el proyecto en la etapa 5 y vincula el contrato después desde la pestaña Contratos del proyecto.

Detalles: Contratos, Enviar para firma, Contrafirmar, Facturas y pagos de un contrato, Renovación automática.

5. Proyecto — el trabajo en sí

Operaciones → Proyectos. El proyecto es el centro operativo. Existe porque hizo clic en Crear Proyecto o porque la conversión del prospecto lo creó como oportunidad.

En el formulario: cliente, nombre, tipo (por hora o presupuesto cerrado), presupuesto, fechas de inicio y fin y la cuadrilla que Asigna. Una vez creado, la página de detalle tiene las pestañas que recorre el resto de esta guía:

Para avanzar: agregue tareas. Detalles: Crear un proyecto, El detalle del proyecto, Pestaña Contratos, Finanzas del proyecto.

6. Tareas — desglosar el trabajo

Proyecto → pestaña Tareas, o Espacio de trabajo → Tareas para todos los proyectos a la vez. Una tarea siempre pertenece a un proyecto. Asígnele un responsable, fechas, instrucciones y fotos, y los materiales que necesita. Los empleados ven sus tareas en la app móvil.

Estados: Pendiente → En curso → Completada. Las tareas son también lo que dibujan el Cronograma y la Agenda.

Para avanzar: la cuadrilla ficha en la tarea. Detalles: Pestaña Tareas, Tareas, Crear una tarea.

Empleados y tarifa por hora

Operaciones → Empleados. Quienes vayan a fichar necesitan una ficha de empleado con Tarifa por Hora. Ese único número gobierna dos cosas después: lo que el Pago de horas les paga, y lo que el proyecto cuenta como costo de mano de obra. Si se deja en cero, sus horas no cuestan nada en ninguna parte de Jobmand. Asígnelos al proyecto para que aparezca en su app.

Detalles: Empleados y Campos de pago.

7. Fichaje y hojas de tiempo — horas en el trabajo

Los empleados inician un turno de dos maneras:

• Marcar Entrada (pantalla Reloj de la app o Espacio de trabajo → Hojas de Tiempo) — elija el proyecto y la tarea, y luego Marcar Salida al terminar.
• Escanear el código QR de la obra impreso desde la pestaña QR del proyecto. Un escaneo marca la entrada, el siguiente marca la salida. Jobmand carga esas horas a una tarea llamada "Jobsite work" (trabajo en obra) que crea él mismo en el proyecto, y usa la ubicación del primer escaneo para aprender dónde está la obra.

Cada turno se convierte en una fila de hoja de tiempo en Pendiente. Un administrador la revisa (foto, ubicación, distancia a la obra, la marca "salida manual tras entrada por QR") y la Aprueba o Rechaza, una a una o en bloque.

Lo que Jobmand hace por usted: la aprobación es lo que hace reales las horas. Solo las horas aprobadas cuentan para lo que gana el empleado, aparecen como costo de mano de obra en el proyecto y se pueden pagar.

Detalles: Fichar, Códigos QR de obra, Hojas de tiempo, Aprobar horas.

8. Pago al empleado — pagar las horas

Finanzas → Pago de horas. La tabla lista cada hoja de tiempo aprobada y todavía no pagada, nada más.

1. Filtre el periodo de pago.
2. Seleccione las filas a incluir (un empleado o toda la cuadrilla).
3. Haga clic en Generate Selected Payment (generar el pago de lo seleccionado).

Lo que Jobmand hace por usted: un pago por empleado, sumando sus horas seleccionadas × su tarifa por hora. Esas hojas de tiempo pasan a Pagada. El pago queda registrado como dinero que sale en Finanzas → Todos los Pagos, junto a sus otros pagos salientes (gastos, alquiler, subcontratistas). En Mis horas de la app móvil, el empleado ve moverse Total ganado, Pagado y Por recibir.

Jobmand se niega a generar un pago para un empleado con tarifa por hora cero, así que corrija antes la tarifa en Empleados.

Detalles: Pagar horas aprobadas y Pagos.

Alrededor del proyecto

Las etapas anteriores son el camino principal. Estas ramas cuelgan de él y pueden ocurrir en cualquier momento una vez que existe el proyecto.

Órdenes de cambio — el cliente pide más (o menos)

Operaciones → Órdenes de cambio, o la acción Change Orders en la fila de un proyecto. Una orden de cambio pertenece a un proyecto y, normalmente, a su contrato. Lleva un impacto en costo, un impacto en plazo (días añadidos, nueva fecha de finalización) y las tareas afectadas.

Estados: Borrador → Enviada → En revisión → Pendiente de precio → Aprobada → Completada, o Rechazada de vuelta a Borrador. El cliente puede aprobarla desde el portal si usted lo permite.

Lo que Jobmand hace por usted al aprobar:

• el importe del contrato sube por el importe aprobado;
• se crea una nueva factura por ese importe (solo cuando es positivo: las reducciones no se facturan);
• el presupuesto del proyecto sube por el mismo importe, y la fecha de fin del proyecto pasa a ser la nueva fecha de finalización si indicó una;
• la cuadrilla recibe una notificación en el teléfono.

Detalles: Órdenes de cambio, Flujo de estados, Qué cambia la aprobación, Aprobación del cliente.

Facturas y pagos — dinero que entra

Finanzas → Facturas. Una factura llega a la lista de cuatro maneras: un presupuesto que usted convirtió, un contrato que creó (o renovó), una orden de cambio aprobada, o Nueva Factura a mano. Las facturas nacidas de un contrato llevan la etiqueta "Factura de contrato" y también aparecen en el panel Facturas y pagos del contrato.

Enviar al Cliente la manda por correo. Después el estado sigue al dinero y usted nunca lo fija a mano: Borrador → Enviada → Parcial → Pagada. Use Record Payment (registrar pago) por cada importe recibido (o marque todo el saldo como pagado). Cada pago cae en Finanzas → Todos los Pagos como dinero que entra, la misma lista donde los pagos a empleados aparecen como dinero que sale.

Detalles: Facturas, Registrar un pago, Pagos parciales, Pagos.

Lista de pendientes — cerrar los cabos sueltos

Proyecto → pestaña Lista de pendientes. Una lista rápida de detalles pequeños ("retocar la pintura del pasillo") con responsable y fecha límite. Asignar un elemento envía una notificación push a ese empleado; marcar la casilla registra quién lo cerró y cuándo. Está separada de las tareas a propósito: aquí no se ficha nada.

Detalles: Pestaña Lista de pendientes.

Archivos — una copia, todas las etapas

Los archivos adjuntos al prospecto pasan al proyecto cuando se convierte. Desde entonces la pestaña Archivos del proyecto guarda planos, permisos y fotos; los contratos y las órdenes de cambio pueden adjuntar sus propios documentos, y el cliente puede subir desde el portal. Marque Compartido con el cliente en un archivo para que se vea allí.

Detalles: Pestaña Archivos, Archivos en el portal.

Portal del cliente — la ventana del cliente

Se activa por cliente (etapa 2) y se ajusta por proyecto (pestaña Portal). El cliente entra por la web o por la app móvil de clientes y ve, según lo que usted habilite: el resumen y el cronograma del proyecto, archivos y fotos compartidos, notas, finanzas, órdenes de cambio que puede aprobar y contratos que puede firmar. Sus aprobaciones y firmas disparan exactamente los mismos efectos automáticos descritos arriba.

Detalles: Compartir un proyecto, Órdenes de cambio en el portal, Contratos en el portal.

Programación — cuándo y dónde

Operaciones → Cronograma dibuja proyectos y tareas por fecha; la Agenda planifica a las personas por día; Rutas y destinos envía una cuadrilla a varias paradas en un solo viaje. Ninguno crea registros propios: ordenan los proyectos, las tareas y los empleados que ya tiene.

Detalles: Cronograma, Agenda, Rutas.

Flujos habituales

Preguntas y problemas

¿Tengo que empezar por un prospecto?

No. El CRM es para posibles clientes. Para clientes conocidos empiece directamente en Clientes, Presupuestos o Proyectos.

¿Presupuesto, contrato o ambos?

El presupuesto pone precio al trabajo y se convierte en la factura. El contrato fija condiciones, fechas y firmas y se factura por su cuenta. Trabajos pequeños: solo presupuesto. Trabajos grandes: normalmente ambos. Si usa ambos, no convierta además el presupuesto en factura, o facturará el trabajo dos veces.

¿Por qué apareció una factura que yo no creé?

Crear o renovar un contrato, o aprobar una orden de cambio con importe positivo, crea una automáticamente. Lleva la etiqueta "Factura de contrato" y aparece en el panel Facturas y pagos del contrato.

¿Primero el contrato o primero el proyecto?

Da igual. Un contrato puede nombrar un proyecto al crearse, o puede crear el proyecto después y vincular el contrato desde la pestaña Contratos del proyecto. Ninguno crea al otro.

¿Dónde aparece el pago al empleado?

El Pago de horas crea un pago saliente por empleado en Finanzas → Todos los Pagos, y las hojas de tiempo pagadas aparecen como Pagada en Hojas de Tiempo. El empleado lo ve en Mis horas en la app móvil. Nada llega al cliente.

Las horas no aparecen como costo en el proyecto

O la hoja de tiempo sigue Pendiente (solo cuentan las horas aprobadas) o la tarifa por hora del empleado es cero. Corrija la tarifa en Empleados; el costo se actualiza.

¿Puede el cliente aprobar una orden de cambio o firmar un contrato por su cuenta?

Sí, desde el portal del cliente, si habilitó el acceso al portal y permitió la aprobación del cliente en la orden de cambio. Su aprobación tiene los mismos efectos que la suya.

¿Adónde fueron los archivos de mi prospecto?

Si la conversión creó un proyecto, pasaron a la pestaña Archivos de ese proyecto. Siguen listados en el prospecto convertido: una copia, dos lugares.

¿Necesita ayuda?

Para formación, accesos o solicitudes de funciones, contacte al administrador de Jobmand de su empresa. Para informar de un error, indique el nombre de la pantalla, en qué hizo clic, qué esperaba y qué ocurrió — con una captura de pantalla si es posible.