Orçamentos, Faturas e Pagamentos

Visão geral

Produtos e serviços      o catálogo — toda linha sai daqui
        ↓
Orçamento                o que você cotou    (Draft → Sent → Accepted)
        ↓
Fatura                   o que você cobrou   (Draft → Sent → Paid)
        ↓
Registrar recebimento    o que realmente entrou
        ↓
Faturamento              o que você recebeu, com filtros e exportação

Pagamentos               dinheiro no sentido contrário — equipe, aluguel, software

Monte o catálogo primeiro. Orçamentos, faturas, materiais de projeto e serviços de rota escolhem tudo dele. Um catálogo bem precificado é a diferença entre orçar em dez minutos e orçar em uma tarde.

Onde encontrar

Financial           (Financeiro — admin)
├── Orçamentos
├── Faturas
├── Todos os Pagos        (Pagamentos)
├── Timesheet payment     (veja o guia de Controle de ponto)
├── Faturamento
└── …

Catalog             (Catálogo — admin)
└── Produto/Serviço       (Produtos e serviços)

Produtos e serviços

A sua tabela de preços. Toda linha de orçamento, toda linha de fatura, todo material lançado em uma tarefa e todo serviço em uma parada de rota vem deste catálogo único.

A lista tem busca e filtro por tipo.

Tipos de item

Existe ainda a distinção mais ampla entre produto e serviço, e a lista filtra pelas duas, então dá para puxar rapidamente "todos os serviços" ou "todos os itens de estoque".

Cadastrar um item

Também dá para cadastrar um item na hora, enquanto monta um orçamento — a janela Add Product/Service aparece dentro do seletor de linhas, para você não abandonar a cotação.

Catálogo inicial para o seu ramo

Começando com a lista vazia? Clique em Carregar catálogo inicial, no topo de Produtos e serviços. Abre uma janela com todos os ramos para os quais o Jobmand traz um catálogo, e quantos itens cada um tem. Marque os ramos em que você trabalha — pode marcar mais de um — e clique em Carregar selecionados. Cada ramo cadastra de uma vez cerca de 80 produtos e serviços comuns. É preciso ter permissão para criar itens em Produtos e serviços.

Os ramos disponíveis são:

• Construção geral / reparos
• Pintura
• Paisagismo e jardinagem
• Elétrica
• Hidráulica
• HVAC (climatização)
• Limpeza e conservação
• Marcenaria e móveis planejados
• Telhados
• Pisos
• Concreto e alvenaria
• Drywall (gesso acartonado)
• Manutenção de piscinas
• Controle de pragas
• Irrigação
• Lavagem de alta pressão
• Cercas
• Portões de garagem

Cada catálogo mistura itens de estoque, materiais comprados por obra e serviços — para um pintor, são tintas, seladores e insumos, mais pintura de parede, pintura de esquadrias e recuperação de deck; para um paisagista, são grama, substrato e mudas, mais planos de corte, plantio e limpezas.

Antes de usar:

• Os preços são valores iniciais típicos dos EUA, em dólar e em unidades americanas (pé linear, pé quadrado, board foot). Confira o custo e o preço de cada item antes de usá-lo em um orçamento.
• Os materiais entram com Tributável marcado. Serviços e mão de obra entram com a opção desmarcada.
• O começo do SKU indica o ramo e depois a categoria: PNT pintura, LND paisagismo, ELE elétrica, e assim por diante — PNT-COAT-INT-EGG é uma tinta de pintura. O catálogo de marcenaria é a exceção: ele veio antes dos outros ramos, então os SKUs dele ainda começam pela categoria (SHT chapas, HDW ferragens, SVC serviços).
• Rodar de novo é seguro, porque itens cujo nome já existe são ignorados. Mas itens que você excluiu voltam a ser cadastrados.
• Você pode voltar depois e carregar outro ramo. Só entram os itens que você ainda não tem, então quem pinta e também faz drywall monta a lista aos poucos.

Orçamentos

Uma cotação para o cliente. Abra Financial → Orçamentos e filtre por status.

Montar um orçamento

1. Cliente e, se for para uma obra existente, o projeto
2. Número do orçamento e datas
3. Descrição / observações — o escopo por escrito
4. Linhas — escolha do catálogo, informe quantidade e preço. Cadastre o que faltar com Add Product/Service sem sair do formulário
5. Marque Tributável nas linhas sobre as quais você cobra imposto, informe o desconto e a alíquota, e confira os totais — veja Imposto

Status

Enviar e imprimir

As ações da linha são Send (envia por e-mail para o endereço do cadastro do cliente), View (abre o documento pronto para imprimir ou salvar em PDF), Edit e Delete.

Confira o e-mail do cliente antes de clicar em Send. O envio usa o endereço do cadastro — se estiver vazio ou desatualizado, o orçamento não chega a lugar nenhum e ninguém avisa você.

Faturas

O mesmo montador dos orçamentos, voltado para cobrança em vez de cotação. Linhas, observações e um bloco de termos e condições que sai impresso no rodapé.

Faturas de contrato são criadas automaticamente quando você salva, renova ou altera um contrato (veja Faturas e recebimentos). Elas mostram o selo Fatura de contrato, e um recebimento registrado nelas também aparece no contrato.

Condições de pagamento

Escolha uma por fatura: Due on receipt (à vista), Net 15, Net 30 ou Net 60 (15, 30 ou 60 dias). Ao escolher uma, a data de vencimento é preenchida para você, contada a partir da data de emissão — Net 30 são 30 dias — e você ainda pode alterar a data à mão. Sai impresso na fatura como Condições de pagamento e define a expectativa que você vai cobrar.

A condição de pagamento não é o texto das letras miúdas. Qualquer coisa mais longa — multa por atraso, garantia, como pagar — vai na caixa Termos e Condições, no fim do formulário da fatura, e sai impressa como uma seção própria no final da fatura.

Imposto

Faturas e orçamentos funcionam do mesmo jeito. Toda linha tem uma caixa Tributável, e o imposto só é cobrado nas linhas marcadas: preço × alíquota = valor do imposto.

• Quais linhas são tributadas vem do catálogo. Cada produto ou serviço tem a sua própria configuração de Tributável, copiada para a linha quando você o escolhe. Desmarque uma linha para abrir uma exceção.
• A alíquota vem da sua empresa. Uma fatura ou orçamento novo começa com a alíquota padrão de My Company; altere na fatura se aquela obra for tributada de outro jeito.
• Um desconto é dividido proporcionalmente entre as linhas tributadas e as não tributadas, então o imposto só incide sobre o que o cliente de fato paga pelas linhas tributadas.

Piso            1.000,00   tributável
Mão de obra       500,00   não tributável
                ────────
Subtotal        1.500,00
Imposto 8,25%      82,50   (1.000,00 × 8,25%)
Total           1.582,50

O Jobmand calcula o subtotal, o imposto e o total quando você salva. Esses valores salvos são os que saem impressos, os que o cliente vê e os que servem de base para conferir os recebimentos. Converter um orçamento em fatura mantém a alíquota.

Mudar a alíquota da empresa não altera as faturas já criadas. Cada fatura guarda a alíquota com que foi criada. Para recalcular uma fatura em aberto, edite a alíquota dela.

Registrar um recebimento

Quando o dinheiro entra, abra a fatura e clique em Pay (registrar pagamento):

• Valor
• Data do recebimento
• Forma — Credit Card (cartão), Cash (dinheiro), Bank Transfer (transferência), Check (cheque) ou Other (outra)
• Referência — número do cheque, identificador da transferência, número do recibo

O recebimento entra no Payment History (histórico de pagamentos) da fatura, que sai impresso no documento — então um cliente que questionar o saldo vê exatamente o que já foi creditado.

Mark Paid é o atalho para quitar uma fatura de uma vez. Print gera o documento; Send envia por e-mail.

Pagamentos parciais

Registre cada parcela como um recebimento próprio. A fatura fica Partial até que os recebimentos cubram o total, e então vira Paid sozinha. Entradas, medições e retenções funcionam assim.

Pagamentos (dinheiro que sai)

Plano Plus. Tudo o que a sua empresa paga. Duas coisas chegam aqui:

• Pagamentos gerados a partir de folhas de ponto aprovadas — veja pagar as horas aprovadas
• Pagamentos que você cria à mão para todo o resto

Para criar um, clique em Adicionar pagamento manual: escolha o favorecido, informe o valor, selecione uma categoria, opcionalmente um centro de custo, e escreva uma descrição. O pagamento recebe a data de hoje. Na lista, a coluna Pago a mostra se cada pagamento foi para um Funcionário ou um Fornecedor, e expandir uma linha mostra os itens.

Pagar um fornecedor

A lista de favorecidos tem dois grupos: Funcionários e Fornecedores. Fornecedor é qualquer cliente com a caixa Fornecedor marcada — veja adicionar um cliente. Se o fornecedor que você quer pagar não aparece, abra-o em Clientes, marque Fornecedor, salve, e ele passa a aparecer aqui. Clientes inativos não são oferecidos.

O relatório Pagamentos efetuados (despesas) pode então ser filtrado por Pago a: Fornecedor para ver o que foi para fornecedores e terceirizados e o que foi para a sua própria equipe.

Categorias

Categorize com honestidade. São essas categorias que vão responder "para onde foi o dinheiro no trimestre". Tudo que estiver em Miscellaneous é uma pergunta que você vai ter que responder de novo, à mão, mais tarde.

Painel de faturamento

Somente leitura. Mostra o que você efetivamente recebeu — recebimentos de faturas, não faturas emitidas.

• Revenue Selected (Filters Applied) — total recebido conforme os filtros aplicados
• Invoices Count — de quantas faturas vieram esses recebimentos

Filtre por cliente, projeto e período, e leia a tabela de recebimentos abaixo.

Faturamento é dinheiro recebido, não dinheiro a receber. Uma fatura enviada e não paga não aparece aqui. Para ver o que está em aberto, use a aba Financeiro do cliente.

Exportar CSV

Relatório de pagamentos abre o relatório R104 Payments Received no visualizador de relatórios, onde Baixar CSV gera a planilha (com a linha de totais) para entregar ao contador, e Print / Export PDF geram o documento no seu papel timbrado. Todo relatório exporta CSV da mesma forma.

Fluxos comuns

Dúvidas e problemas

Um produto que preciso não está na lista do orçamento.

Use Add Product/Service dentro do seletor de linhas — ele cadastra no catálogo sem perder a sua cotação.

Enviei um orçamento e o cliente nunca recebeu.

O envio usa o e-mail do cadastro do cliente. Confirme que está preenchido e correto e envie de novo.

Dá para transformar um orçamento aceito direto em fatura?

Monte a fatura com as mesmas linhas — o catálogo torna isso rápido. Mantenha o orçamento como está, para sempre poder comparar o cotado com o faturado.

A fatura mostra Partial mas o cliente pagou tudo.

Os recebimentos lançados não somam o total. Abra o histórico de pagamentos da fatura — normalmente uma parcela não foi lançada, ou foi lançada a menor.

Registrei um recebimento duas vezes.

Abra o histórico de pagamentos da fatura e remova o duplicado; o status é recalculado.

O Faturamento mostra menos do que faturei no mês.

É o esperado. O Faturamento conta dinheiro recebido. Faturas emitidas e não pagas não entram.

De onde vêm os pagamentos da folha?

São gerados a partir das folhas de ponto aprovadas em Timesheet payment e depois aparecem aqui em Pagamentos. Não digite de novo à mão, ou vai contar em dobro.

Qual a diferença entre Faturamento e o módulo de Relatórios?

O Faturamento é uma visão só — receita recebida, com filtro e exportação. Os Relatórios cobrem o conjunto maior: resumo financeiro, desempenho da equipe, uso de materiais, situação dos projetos e ordens de mudança.

O cliente consegue pagar online pelo Jobmand?

Pela fatura, não. Os recebimentos são registrados por você quando o dinheiro entra. O Stripe dentro do Jobmand cuida da sua assinatura, não das faturas dos seus clientes.

Precisa de ajuda?

Para treinamento, acesso ou pedidos de novas funcionalidades, fale com o administrador do Jobmand na sua empresa. Para relatar um problema, informe o nome da tela, o que você clicou, o que esperava que acontecesse e o que aconteceu — com uma captura de tela, se possível.