Contratos e Ordens de Mudança

Visão geral

• Contratos — o acordo com o cliente, normalmente ligado a um projeto. Guarda o valor, as datas, as condições de renovação, o texto do contrato, as assinaturas e as faturas que o cobram. Um contrato é pago somente por meio das suas faturas.
• Modelos de contrato — o seu texto padrão, com campos como o nome do cliente e o valor preenchidos automaticamente.
• Assinatura eletrônica — envie um link ao cliente; ele assina em qualquer celular ou computador, você contra-assina, e os dois recebem um PDF assinado com certificado de assinaturas.
• Ordens de mudança — o registro formal de escopo a mais (ou a menos) em uma obra: o que mudou, quanto custa, quantos dias acrescenta, quem aprovou e quando.

O motivo deste módulo existir, em uma frase: em obra de preço fechado, serviço extra não registrado sai direto do seu lucro. A ordem de mudança transforma o "já que você está aqui, dá pra fazer também…" em uma linha precificada, aprovada e faturável.

Os dois são exclusivos de administradores, plano Plus.

Onde encontrar

Operations          (Operações — admin)
├── …
├── Contracts               (Contratos)
│   └── Modelos de contrato (botão no topo da lista)
└── Change Orders           (Ordens de mudança)

Os contratos também aparecem na aba Contracts do projeto, e há um bloco Ordens de mudança — pendentes, pendente mais antiga, valor aprovado e dias de prazo — na seção Financeiro do Painel.

Contratos

O registro dos seus acordos com clientes, com o total de Contracts Total no topo e filtros por status e projeto.

Criar um contrato

Status

Ações da linha: View, Edit, Activate, Renew, Deactivate / Enable, Delete.

A assinatura muda o status para você: enviar para assinatura leva um Draft para Pending Approval, e quando as duas partes — cliente e sua empresa — assinaram, o Jobmand preenche a Signed Date e deixa o contrato Active. A única exceção é um contrato que também não poderia ser ativado manualmente — data de fim já vencida, ou Auto Renew sem tipo de renovação — que fica em Pending Approval para você corrigir.

Contratos cancelados e rescindidos ficam travados. É de propósito — um contrato do qual alguém saiu não deve ficar editável depois. Cancelar também desativa qualquer link de assinatura ainda pendente. Se o serviço voltar, abra um contrato novo.

Renovação automática

Para contratos de manutenção e retenção mensal. Ligue Auto Renew, defina o tipo de renovação e o prazo de aviso prévio.

Contratos chegando na renovação exibem o selo Pending renew na aba Financeiro do cliente — o seu lembrete para conversar antes que ele se renove sozinho, ou para avisar dentro do prazo.

Modelos de contrato

Um modelo é o texto padrão dos seus contratos, escrito uma vez e reutilizado. Abra Contratos → Modelos de contrato.

• Novo modelo — dê um nome e escreva o texto. A barra de ferramentas tem títulos, negrito, itálico, sublinhado e listas, e nada além disso. É de propósito: é exatamente o que o PDF assinado consegue reproduzir, então o cliente assina o que você vê.
• Começar de um exemplo… — carrega um contrato de obra ou de serviço de exemplo, no idioma da sua empresa, para você adaptar.
• Inserir campo — coloca um campo como {{customer_name}} onde está o cursor. Cada contrato substitui pelo próprio valor.
• Pré-selecionar em novos contratos — torna o modelo o padrão no formulário de novo contrato. Só um modelo pode ser o padrão.

Alterar ou excluir um modelo nunca mexe nos contratos já criados a partir dele — cada contrato guarda a própria cópia do texto.

Os exemplos são um ponto de partida, não orientação jurídica. Revise o seu texto com um profissional antes de enviá-lo aos clientes.

O documento do contrato

Abra um contrato e vá à aba Documento e assinatura. O cartão Documento do contrato guarda o texto que o cliente lê e assina.

• Escolha um modelo e clique em Aplicar modelo — ou escreva o texto direto.
• Os campos continuam como campos até o contrato ser enviado; se você mudar o valor ou as datas depois, o documento acompanha.
• Clique em Salvar documento ao terminar. Enviar e contra-assinar só ficam disponíveis sem alterações pendentes.
• Pré-visualizar mostra o documento exatamente como o cliente vai ver; Baixar PDF gera a via para impressão.

Alterar um contrato já enviado reinicia a assinatura. Mude o texto, o valor, as datas, o cliente ou o projeto depois do envio e o link do cliente para de funcionar, e a assinatura da empresa é removida — envie de novo. Depois que o cliente assina, essas alterações ficam bloqueadas até você clicar em Anular assinaturas.

Enviar para assinatura

Clique em Enviar para assinatura no cartão Assinatura eletrônica.

O e-mail enviado ao cliente ainda está em inglês ("Review & sign contract"). A página de assinatura que ele abre segue o idioma do navegador dele.

Nos dois casos, a tela seguinte mostra o link de assinatura com um botão Copiar. Se o e-mail ainda não estiver configurado, ou a mensagem não puder ser entregue, ela avisa — copie o link e envie você mesmo.

O cliente abre o link em qualquer celular ou computador, sem login. Ele lê o contrato, digita o nome completo, desenha ou digita a assinatura, marca a caixa de consentimento e clica em Assinar contrato. Clientes com acesso ao portal também podem assinar pela seção Contratos do portal.

O cartão Assinatura eletrônica acompanha cada etapa: enviado (e para quem), aberto, assinado pelo cliente, contra-assinado pela sua empresa, assinado por ambas as partes.

• Reenviar cria um link novo e desativa o anterior — só um link funciona por vez.
• Desativar link de assinatura desliga o link sem enviar outro.

Contra-assinar

A sua empresa também assina. Clique em Contra-assinar, confirme o seu nome, desenhe ou digite a assinatura e assine. Dá para contra-assinar antes de enviar ou depois que o cliente assinar — a ordem não importa.

Quando as duas assinaturas estão na mesma versão do documento, o contrato fica Assinado por ambas as partes: o cliente recebe o PDF assinado por e-mail, a Signed Date é preenchida e o contrato fica Active.

Anular assinaturas remove todas as assinaturas e links para que o documento possa mudar de novo. Não fica disponível depois que o contrato é assinado por ambas as partes — altere um contrato assinado com uma ordem de mudança.

O PDF assinado e o certificado

Baixar PDF sempre traz a via atual. Depois que alguém assina, ela inclui os dois quadros de assinatura e uma última página, o certificado de assinaturas, que registra de cada signatário: nome, e-mail, forma de assinatura, quando o link foi enviado e aberto, quando assinou, o endereço IP e o dispositivo.

O certificado também imprime a impressão digital do documento — um código calculado a partir do conteúdo do contrato. Qualquer alteração nesse conteúdo gera outra impressão digital, e é assim que você demonstra que o texto assinado não foi mudado depois.

As regras de assinatura eletrônica variam por país e por tipo de acordo. O Jobmand registra as evidências; consulte o seu assessor jurídico para contratos que exigem formalidades adicionais.

Documentos anexados

A aba Contract Docs recebe PDFs, arquivos Word ou Excel e imagens arrastados e soltos — até 10 MB cada — para baixar ou excluir depois.

Use para tudo o que cerca o acordo: desenhos, memoriais de escopo e a via assinada de contratos assinados em papel ou em outro serviço. Contratos assinados no Jobmand já têm o PDF assinado na aba Documento e assinatura.

Faturas e recebimentos

Um contrato é pago somente por meio de faturas, e o Jobmand as cria para você:

• Salvar um contrato novo cria uma fatura com o valor do contrato, sem imposto somado, porque o valor já é o preço combinado
• Renovar cria uma fatura para o novo período
• Aprovar uma ordem de mudança que acrescenta valor cria uma fatura com o valor aprovado (veja O que a aprovação altera)

O cartão Faturas e recebimentos, na aba de detalhes do contrato, lista essas faturas, cada uma com o valor, o que já foi pago, o saldo em aberto e o status. Para lançar um valor recebido, clique em Record Payment (registrar recebimento), escolha a fatura que ele paga e informe valor, data, forma e referência. O valor não pode ser maior que o saldo daquela fatura. A fatura passa sozinha para Partial ou Paid, e um contrato com saldo em aberto exibe o selo Unpaid.

As mesmas faturas aparecem em Faturas, e um recebimento registrado lá também aparece no contrato.

Depois do primeiro recebimento, o valor do contrato fica fixo. Para mudar o que o cliente deve a partir daí, abra uma ordem de mudança. Antes de qualquer recebimento, editar o valor apenas atualiza a fatura do contrato.

Ordens de mudança

Uma ordem de mudança registra uma alteração em uma obra já acordada: serviço a mais, serviço a menos, um atraso, uma nova data de conclusão. Cada uma é ancorada em um projeto e normalmente faz referência a um contrato.

Por que importam

Três números do painel do administrador vêm daqui — Pending, Approved Value e Days Added. Juntos, respondem à pergunta que afunda quem trabalha com preço fechado: quanto do que estamos construindo nós realmente combinamos receber?

Abrir uma ordem de mudança

O fluxo de aprovação

Draft  →  Submitted  →  Approved  →  Completed

Mude de etapa com Change Status na tela de detalhe.

Não comece o serviço ainda em Draft. É no Approved que o cliente se compromete com o custo e com os dias a mais. Trabalho feito antes disso é trabalho que você pode não receber — exatamente o problema que este módulo existe para evitar.

O que a aprovação altera

Aprovar uma ordem de mudança não é só mudar um status. O Jobmand aplica a mudança:

• O custo aprovado é aplicado ao contrato e ao projeto relacionados — o valor revisado, e não o original, passa a ser a referência
• Quando o valor aprovado acrescenta valor e a ordem de mudança referencia um contrato, uma fatura com esse valor é criada no contrato. Uma redução não cria fatura, então ajuste uma fatura ainda não paga
• O impacto no prazo empurra a data de conclusão pelos dias acordados
• O valor e os dias alimentam o Approved Value e o Days Added do painel
• Se o projeto estiver compartilhado no portal do cliente, ele vê o orçamento revisado e os dias acrescentados

Por isso o valor aprovado precisa ser o número que você vai realmente faturar — ele se propaga.

Aprovações e comentários

Cada ordem de mudança tem uma discussão em Approvals & Comments. Poste um comentário para registrar uma conversa — a ligação em que o cliente concordou, a explicação de por que o preço mudou. Quando a discordância aparecer seis meses depois, essa discussão é a prova.

Aprovação pelo cliente

Se o projeto estiver compartilhado no Portal do Cliente e a aprovação pelo cliente estiver liberada, ele vê a ordem de mudança na aba Changes — número, impacto no custo, dias, descrição e o histórico completo de aprovação — com um botão Approve.

A aprovação dele fica com data, hora e autoria, o que é um registro mais forte que um e-mail dizendo "pode fazer".

Documentos e exportação em PDF

Anexe desenhos, plantas revisadas, fotos da obra e atas de reunião à ordem de mudança. O Export PDF gera um documento único no papel timbrado da sua empresa — a mudança, o impacto no custo e no prazo, o bloco de aprovação e o histórico — disponível em qualquer status; é o mesmo documento D202 de Relatórios.

Fluxos comuns

Dúvidas e problemas

Dá para editar um contrato cancelado ou rescindido?

Não, eles ficam travados. Abra um contrato novo se o serviço recomeçar.

O cliente diz que não recebeu o e-mail de assinatura.

Confira o endereço mostrado no cartão Assinatura eletrônica e peça para ele olhar o spam. Se a tela de envio avisou que o e-mail não está configurado ou não pôde ser entregue, nada foi enviado — use Reenviar com a opção de e-mail desmarcada e mande o link você mesmo.

O cliente abre o link e aparece que ele não é mais válido.

O link expirou, foi substituído por um mais novo, foi desativado, ou o contrato mudou ou foi cancelado depois do envio. Envie de novo.

Preciso alterar um contrato que o cliente já assinou.

Se só o cliente assinou: Anular assinaturas, faça a alteração e envie de novo. Se os dois já assinaram, o contrato é definitivo — registre a alteração com uma ordem de mudança.

Por que o Contra-assinar pede para eu assinar de novo?

O documento mudou depois que você assinou, então a sua assinatura era de uma versão anterior. Contra-assine a versão atual.

Assinatura digitada vale tanto quanto a desenhada?

As duas são registradas da mesma forma — nome, horário, endereço IP, dispositivo e consentimento — e o certificado indica qual forma foi usada.

As duas partes assinaram mas o contrato não ficou Active.

Ele continua em Pending Approval quando a ativação manual também seria recusada — normalmente data de fim vencida, ou Auto Renew ligado sem tipo de renovação ou aviso prévio. Corrija e clique em Activate.

Dois contratos podem ter o mesmo número?

Não dentro da sua empresa — cada número é único. A numeração é por empresa, então outra empresa no Jobmand pode ter o próprio CON0000000001.

A ordem de mudança foi aprovada mas o orçamento do projeto não mudou.

Confira se o valor aprovado está preenchido e se a ordem faz referência ao projeto e ao contrato corretos. O valor se propaga a partir desses campos.

Uma ordem de mudança pode reduzir o preço?

Pode — informe um impacto no custo negativo. Reduzir escopo altera o acordo tanto quanto acrescentar serviço.

Dá para editar uma ordem de mudança concluída?

Não. O status Completed trava o registro. Se algo estava errado, abra uma ordem corretiva referenciando a anterior.

O cliente aprovou por e-mail. Ainda preciso da ordem de mudança?

Precisa. Abra a ordem, anexe o e-mail em Documentos e aprove. É a ordem de mudança que efetivamente atualiza o contrato, o valor do projeto e o prazo.

Meu cliente não vê o botão Approve no portal.

A aprovação pelo cliente precisa estar liberada naquele projeto, e ele não pode aprovar algo que já aprovou. Confira as configurações do portal no projeto.

Posso registrar um recebimento no contrato sem fatura?

Não. Um contrato é pago somente por meio das suas faturas, então todo recebimento indica uma. Se o contrato ainda não tem fatura, informe um valor: ao salvar, a fatura é criada.

O "Days Added" do painel está enorme.

É a soma do impacto no prazo de todas as ordens aprovadas. Um número grande significa que as suas datas de entrega se afastaram bastante do que você vendeu — vale uma conversa com os clientes afetados.

Preciso de um contrato para abrir uma ordem de mudança?

O projeto é obrigatório; a referência ao contrato é fortemente recomendada. Sem ela, não existe acordo para o valor aprovado atualizar.

Precisa de ajuda?

Para treinamento, acesso ou pedidos de novas funcionalidades, fale com o administrador do Jobmand na sua empresa. Para relatar um problema, informe o nome da tela, o que você clicou, o que esperava que acontecesse e o que aconteceu — com uma captura de tela, se possível.