Projetos

Visão geral

Tudo que custa dinheiro ou consome tempo pertence a um projeto. Crie um assim que fechar o serviço, e ele passa a reunir o resto sozinho:

• Tarefas quebram a obra em pedaços atribuíveis
• Horas chegam pelo ponto, vinculadas a essas tarefas
• Materiais são lançados conforme são consumidos
• Arquivos — desenhos, licenças, fotos — ficam com a obra, não na caixa de e-mail de alguém
• Financeiro mostra, a qualquer momento, se você ainda está ganhando dinheiro nela

Onde encontrar

Operations          (Operações — admin)
├── Clientes
├── Funcionários
├── Projetos            ← aqui
├── Painel de projetos  ← todas as obras de uma vez
├── …
└── Wall Canvas         (Tela de paredes — plano Pro)

Funcionários não veem o módulo de Projetos. Eles chegam ao trabalho pelas Tarefas.

A lista de projetos

Filtre, ordene e agrupe para achar o que precisa:

Dica: ordene por prazo crescente com o filtro de status em Active. Essa é a sua semana, na ordem certa.

Criar um projeto

Clique em New Project:

Por hora ou preço fechado

Em obra de preço fechado, serviço extra não é serviço de graça. Se o cliente pedir algo fora do escopo combinado, abra uma ordem de mudança em vez de absorver. É exatamente para isso que elas existem.

Materiais

O formulário tem um seletor de materiais embutido: escolha um item de Produtos e serviços, informe quantidade, preço e uma observação. Use para já lançar o que a obra certamente vai precisar; a equipe lança o resto conforme consome.

Arquivos e imagens

São duas coisas diferentes:

• Arquivos — desenhos DWG, PDFs, documentos Word. Material de referência para quem executa a obra.
• Imagens do projeto — as fotos que representam a obra na tela e, se você compartilhar, no portal do cliente.

Alocar funcionários

Use Assign Employee to Project para vincular pessoas à obra. Funcionários alocados veem o projeto na contagem de Meus projetos e podem ser escolhidos como responsáveis pelas tarefas dela.

Alocar alguém no projeto não dá trabalho a ele — quem faz isso são as tarefas. Pense na alocação como "esta pessoa está nesta equipe".

Dentro de um projeto

Ao abrir um projeto você entra em uma área de trabalho com um painel de visão geral no topo — fotos recentes e um resumo financeiro — e seis abas.

Tarefas

Todas as tarefas desta obra, em um quadro com as colunas Pendente, Em andamento e Concluída — arraste um cartão para mudar o status. Adicionar tarefa abre o formulário completo de tarefa em uma janela, com este projeto já selecionado (e travado), para você quebrar o trabalho sem sair da tela; a nova tarefa entra em Pendente. O funcionamento das tarefas — prioridades, fotos de instrução, comprovação de conclusão — está em Tarefas.

Lista de pendências

As pequenas coisas que ainda faltam nesta obra, como "retocar a pintura do corredor", "ligar para o cliente sobre a cor do piso" ou "conseguir a assinatura da licença". Cada item é uma linha com uma caixa de seleção, um prazo opcional e um responsável opcional. Digite na caixa do topo e pressione Enter para adicionar, depois marque quando estiver feito. Clique em um item para incluir observações ou mudar o prazo ou o responsável. Em aberto mostra o que falta e Todos inclui os itens concluídos.

Itens da lista de pendências não são tarefas. Eles não aparecem em Minhas tarefas, no Agendador nem no ponto, e marcar um como feito não exige foto. Quando alguém precisa ir fazer um trabalho de verdade, com horas registradas, use uma tarefa. Itens atrasados ficam destacados em vermelho. Quem você designar para um item recebe uma notificação no celular.

Arquivos

Os desenhos, licenças e documentos anexados à obra. Toque em qualquer arquivo para abrir. O aplicativo mostra a mesma lista, então a equipe tem o desenho na obra.

Especificações

O escopo e as especificações que você registrou. Mantenha atualizado — quando uma ordem de mudança for aprovada, é aqui que o novo escopo combinado deve chegar.

Contratos

Os contratos que cobrem este projeto, com valor e situação. Detalhe completo em Contratos e ordens de mudança.

Portal

As configurações do portal do cliente para este projeto — se aquele cliente vê esta obra e quanto dela. Está em compartilhar um projeto.

Financeiro do projeto

O detalhamento que responde "ainda estamos ganhando dinheiro nesta obra?".

O saldo do orçamento é o orçamento menos materiais menos mão de obra aprovada.

Leia a mão de obra pendente antes de comemorar. Uma obra que parece 20% abaixo do orçamento com uma semana de folhas de ponto não aprovadas na fila não está 20% abaixo do orçamento. Aprove as horas todo dia e o número se mantém honesto.

Painel de projetos

Todas as obras em uma só tela. Enquanto o Financeiro do projeto responde "ainda estamos ganhando dinheiro nesta obra?", o Painel de projetos responde "qual das minhas obras precisa de mim hoje?". Abra em Operações → Painel de projetos. Quem vê Projetos também vê o painel.

Filtre por status (Ativo é o padrão), por tipo de projeto ou pelo nome do projeto ou do cliente. O orçamento já inclui as ordens de mudança aprovadas.

O custo só conta horas aprovadas. A mão de obra pendente aparece ao lado, não dentro dele. Aprove as folhas de ponto todo dia e o painel se mantém honesto.

Como ler o gráfico e as cores

Na horizontal está quanto do prazo já passou, da data de início até a data de fim. Na vertical está quanto do orçamento já foi gasto. A diagonal tracejada é "gasto = tempo": uma obra acima dela está gastando dinheiro mais rápido do que o calendário anda. O tamanho da bolha é o orçamento. Clique em uma bolha para abrir o projeto.

Cada rótulo vem com um ícone próprio, então você nunca precisa distinguir cores. Um projeto sem orçamento ou sem data de fim não entra no gráfico, e o gráfico informa quantos ficaram de fora. Preencha os dois nesses projetos para vê-los.

Tela de paredes (Wall Canvas)

Plano Pro. Uma prancheta de desenho para levantamento de paredes, vinculada a um projeto. Use para medir paredes, marcar aberturas e produzir um croqui cotado do qual você consegue orçar — sem sair do Jobmand para um programa de CAD.

As ferramentas

Salve antes de sair da tela. A prancheta é uma ferramenta de desenho — fechar a tela sem salvar perde o trabalho, como em qualquer outro programa de desenho. Não há salvamento automático.

Vista de elevação

Além da vista em planta existe uma vista de elevação e um editor de componentes, para detalhar o que vai na parede — aberturas, louças, elementos construtivos — e não apenas o contorno dela.

Fluxos comuns

Encerrar um projeto: Concluído e Cancelado

Uma obra termina de duas maneiras. Completed (concluído) quer dizer que o trabalho foi feito; Cancelled (cancelado) quer dizer que a obra não aconteceu. Nos dois casos o JobmandAI registra a data e a hora em que você mudou o status, e mostra isso no projeto.

Os dois status deixam o projeto somente leitura. Depois que um projeto fica Concluído ou Cancelado, ninguém pode acrescentar nem alterar nada ligado a ele — nenhuma tarefa, fatura, orçamento, ordem de alteração, contrato, material, arquivo, item de punch list ou apontamento de horas novo, e nenhuma edição nos que já existem. O projeto continua totalmente visível: todos os números, documentos e relatórios seguem lá, e ele continua aparecendo no Painel de projetos e nos relatórios.

Isso é proposital. Uma obra encerrada cujos números continuam mudando é uma obra em que você não pode mais confiar para apuração de custo. Encerrar congela o registro.

Para mudar alguma coisa mesmo assim, reabra a obra: edite o projeto e volte o status para Active (ativo) ou On Hold (pausado). A data de cancelamento ou de conclusão é apagada, tudo volta a ser editável, e você encerra de novo quando terminar. Quem pode editar um projeto pode fazer isso — não existe permissão separada.

Duas coisas continuam funcionando numa obra encerrada, de propósito:

• Bater o ponto de saída. Se alguém ainda estava com o ponto aberto quando você encerrou a obra, essa pessoa consegue fechar o turno normalmente. Só as novas entradas ficam bloqueadas.
• Aprovar apontamentos. O financeiro ainda consegue aprovar ou rejeitar horas que já tinham sido registradas, para que uma obra encerrada possa ser paga.

Um link de assinatura de orçamento ou de contrato que já foi enviado também continua funcionando — o cliente recebeu aquele documento antes de a obra ser encerrada.

No celular, um projeto encerrado simplesmente não mostra os botões +. Se alguém da equipe registrou algo sem internet antes de você encerrar a obra, isso ainda sincroniza; o que for registrado depois do encerramento não pode ser salvo, e o aplicativo avisa em vez de perder em silêncio.

Dúvidas e problemas

Não consigo adicionar uma tarefa (nem uma fatura, nem nada) a um projeto.

Veja o status do projeto. Um projeto Completed (concluído) ou Cancelled (cancelado) é somente leitura — veja Encerrar um projeto. Volte para Active (ativo) para poder alterar.

Não consigo criar um projeto — o cliente não aparece na lista.

Cadastre o cliente primeiro em Clientes. Projetos não existem sem cliente.

Um funcionário diz que não consegue ver o projeto.

Funcionários nunca veem o módulo de Projetos. Eles veem as tarefas atribuídas a eles. Atribua uma tarefa da obra a ele.

Os números financeiros não batem com o que sei que gastamos.

Confira as horas pendentes — mão de obra não aprovada ainda não é contada. Confira também se os materiais foram lançados na tarefa, e não comprados fora do sistema.

Dá para mudar um projeto de "por hora" para "preço fechado" no meio da obra?

Dá, editando o projeto. Mas as horas já lançadas não mudam — você está mudando como cobra daqui para frente, então confirme que o cliente concordou.

O cliente vive pedindo extras em uma obra de preço fechado.

Abra uma ordem de mudança para cada pedido. Ela registra o impacto no custo e no prazo e, quando aprovada, atualiza o projeto.

Onde param as fotos tiradas na obra?

Fotos de tarefa ficam na tarefa; fotos de projeto tiradas pelo aplicativo caem no projeto e aparecem no painel de visão geral.

Não tenho a Tela de paredes.

É um recurso do plano Pro. Abaixo disso ele fica oculto na barra lateral.

Meu desenho na Tela de paredes sumiu.

Quase certamente nunca foi salvo. Clique em Salvar antes de sair da tela — não existe salvamento automático.

Dois projetos podem usar o mesmo endereço de cliente?

Podem. Vários projetos podem apontar para o mesmo cliente e a mesma obra — uma obra em etapas, ou um serviço novo no mesmo imóvel.

Precisa de ajuda?

Para treinamento, acesso ou pedidos de novas funcionalidades, fale com o administrador do Jobmand na sua empresa. Para relatar um problema, informe o nome da tela, o que você clicou, o que esperava que acontecesse e o que aconteceu — com uma captura de tela, se possível.