Aplicativo — Telas de Administrador

A maioria dessas telas ainda aparece em inglês, independentemente do idioma configurado — Faturas, Registro de materiais, Equipe, Clientes e Rotas ainda não foram traduzidas.

Visão geral

O aplicativo não substitui a versão web — ele é a metade dela de que você precisa longe da mesa. Tudo aqui também existe na web, normalmente com mais profundidade.

Ser administrador muda o aplicativo em dois lugares: a barra de abas (você ganha a aba CRM e não tem My Hours, e Tasks, Routes e Schedule mostram o trabalho de todos, não só o seu) e a aba Profile (perfil), onde você ganha o bloco ADMINISTRATION. Tudo isso segue as suas permissões — veja Perfis e permissões — então o que este guia chama de "administrador" é, na prática, "quem pode ver aquele módulo".

Onde encontrar

Abas
└── CRM                     ← quem pode ver Leads

Profile → ADMINISTRATION    ← cada item só se você pode ver aquele módulo
├── Projects                (projetos)
├── Customers Directory     (clientes)
├── Materials Log           (registro de materiais)
├── All Invoices            (faturas)
├── Reports                 (relatórios)
└── Team Roster             (equipe)

Projetos

Profile → Projects. A lista de projetos, com um botão + para criar um. O formulário pede nome, descrição, datas de início e fim, orçamento, se é por hora ou preço fechado, e o cliente.

Um funcionário que de alguma forma chegue a esta tela vê uma mensagem de Access Restricted (acesso restrito) em vez da lista.

Detalhe do projeto

A tela de administrador mais útil do celular, porque responde à pergunta que se faz na obra: quanto sobrou do dinheiro deste serviço?

O saldo do orçamento desconta apenas a mão de obra aprovada. Se houver uma semana de folhas de ponto não aprovadas na fila, o número está otimista. Limpe a fila de aprovação antes de orçar em cima dele.

Fotos do projeto

Tire uma foto e ela é anexada ao projeto, entrando na mesma fila de envio em segundo plano do resto — com ícone de nuvem até subir.

A galeria mostra todas as imagens do projeto: as fotos do projeto que você tira aqui, qualquer imagem entre os arquivos dele e as fotos que a equipe tirou nas tarefas do projeto — o mesmo conjunto que o sistema web mostra. Tire fotos do projeto para registro de avanço e condições do canteiro; as fotos de tarefa seguem como comprovação de que um serviço específico foi feito, e você distingue uma da outra abrindo em tamanho cheio.

Clientes

Profile → Customers Directory. Um cadastro pesquisável — por nome, e-mail ou telefone — com um botão + para cadastrar na hora.

Detalhe do cliente

• Um toque para ligar e um toque para enviar e-mail — o motivo de abrir esta tela em vez de procurar nos contatos
• Dados de contato
• Todos os endereços, com o principal primeiro, cada um abrindo no Google Maps
• Os projetos dele, com o orçamento total somado

Leads (CRM)

A aba CRM lista os leads da empresa — busque por nome, empresa ou telefone, filtre por situação e toque no telefone ou no envelope para ligar ou enviar e-mail direto da lista. O botão + cria um lead (nome, empresa, telefone, e-mail, origem). A tela precisa de conexão; ela não fica em cache para uso offline. Você a vê quando pode visualizar o módulo Leads, exatamente como na web.

Tocar em um lead abre a ficha: contatos, Ligar, E-mail e Compartilhar PDF — o mesmo documento Lead details (detalhes do lead) que a web imprime (D401), gerado no celular e entregue à tela de compartilhamento — e três abas:

• Atividades — cada ligação, e-mail, reunião ou visita registrada no lead, da mais recente para a mais antiga, com quem registrou e uma marca quando concluída.
• Notas — as notas compartilhadas, fixadas primeiro, com um campo para adicionar a sua.
• Fotos e arquivos — fotos em miniatura (toque para abrir em tamanho real), demais arquivos pelo nome.

Registrando uma visita

Na casa do cliente: abra o lead, vá em Fotos e arquivos e toque em Tirar foto (ou Escolher fotos para imagens que já estão no celular). As fotos são enviadas em segundo plano — um porão sem sinal só as atrasa; elas subem quando o celular voltar a ter conexão, como as fotos de tarefas. Fotos de iPhone em formato HEIC são aceitas e convertidas para JPEG no servidor, então abrem em qualquer navegador e saem no documento do lead. Depois Notas → Adicionar nota para o que o cliente disse, e Atividades → Registrar atividade: escolha Visita ao local, escreva um assunto e o que aconteceu, deixe Já concluída ligado e Salvar. De volta ao escritório, o lead na web mostra a visita, as notas e as fotos, e Print coloca tudo no documento do lead.

Permissões. Adicionar notas e criar leads exige Criar em Leads; fotos exigem Editar em Leads; registrar uma atividade exige Criar em Acompanhamentos. Um lead convertido é somente leitura.

Equipe

A sua equipe, com perfil e grupo, e atalhos para ligar e enviar e-mail. É a forma mais rápida de falar com quem está na outra obra.

Registro de materiais

Todos os lançamentos de material da empresa, com um resumo da quantidade de lançamentos e do custo total, e um filtro por projeto.

Lançar um material

Toque em Add Material. Você escolhe um material do catálogo e o vincula a um projeto ou a uma tarefa:

• Busque no catálogo e escolha o item
• Informe a quantidade; o preço unitário vem preenchido do catálogo
• Acrescente observações
• O total da linha se atualiza conforme você digita, então você vê o custo antes de confirmar

O lançamento aparece na lista imediatamente, porque é gravado no celular ao mesmo tempo em que é enviado ao servidor.

Vincule à tarefa sempre que der. Um material na tarefa diz qual parte do serviço o consumiu; na obra, diz apenas que a obra consumiu. É o primeiro caso que permite orçar melhor a próxima.

Faturas

Profile → All Invoices. Uma lista com filtros — período com atalhos de This month (este mês), Last 30 days (últimos 30 dias) e Year to date (ano corrente), além de filtros por cliente e status e uma busca.

Cada fatura tem Download PDF, que monta o documento e o entrega ao compartilhamento do celular — então você envia por e-mail ou mensagem ao cliente direto da obra.

Faturas precisam de conexão. Como as rotas e os relatórios, são sempre buscadas ao vivo e não aparecem offline.

Criar e editar faturas e registrar recebimentos acontece na web — veja Faturas.

Relatórios

Profile → Reports lista os relatórios publicados da sua empresa, agrupados por categoria. Abra um, preencha os parâmetros e execute.

O visualizador mostra uma tabela, um gráfico de barras simples e os totais. Dá para alternar para a versão renderizada pelo servidor e exportar ou compartilhar o PDF pelo celular.

Detalhe completo no guia de Relatórios.

Tarefas como administrador

A aba Tasks se comporta diferente para você:

• Você vê todas as tarefas, não só as suas
• Um botão + cria uma tarefa
• Na tarefa, em vez do rodapé de ponto você recebe um painel de Materiais — busca no catálogo, quantidade, preço unitário e observações, com vincular e desvincular
• Você ganha o botão Mark as Completed
• As fotos de tarefa são somente leitura para você; quem adiciona são os funcionários

O que o aplicativo não faz

Use a versão web para:

Fluxos comuns

Dúvidas e problemas

Não vejo Projects nem Customers na aba Profile.

Cada item do bloco ADMINISTRATION exige a permissão de Ver no módulo dele, e com as permissões padrão só administradores têm. Peça ao administrador para conferir o perfil e o grupo no seu cadastro.

Projects mostra "Access Restricted".

Mesma causa — a conta não pode ver Projetos.

O saldo do orçamento parece errado.

Ele desconta apenas a mão de obra aprovada. Folhas de ponto não aprovadas não são contadas, então o número fica alto até a fila ser limpa.

Faturas e Relatórios aparecem em branco.

Os dois precisam de conexão — nenhum fica guardado no celular.

Um material que lancei não aparece na web.

Ele é gravado localmente primeiro e sincroniza depois. Puxe a tela para baixo no celular com conexão e confira a web de novo.

Dá para aprovar folhas de ponto pelo aplicativo?

Não, a aprovação é só na web.

Dá para criar uma fatura pelo celular?

Não — você consegue listar, filtrar e compartilhar as faturas existentes em PDF. Criar e editar é na web.

Por que o Materials Log está em inglês se escolhi Português?

Várias telas de administrador ainda não foram traduzidas. As telas voltadas ao funcionário já estão.

As fotos que tirei em um projeto não apareceram.

Estão na fila de envio. Abra o aplicativo com boa conexão e puxe a tela para baixo para atualizar.

Precisa de ajuda?

Para treinamento, acesso ou pedidos de novas funcionalidades, fale com o administrador do Jobmand na sua empresa. Para relatar um problema, informe o nome da tela, o que você tocou, o que esperava que acontecesse e o que aconteceu — com uma captura de tela, se possível.